Gracias a la digitalización de los procesos de gestión en el mundo empresarial, un buen programa de facturación que no sólo permita la facturación electrónica sino una interacción perfecta y constante con todos los demás aspectos de su negocio, ya no es un lujo sino una verdadera necesidad.
Esta afirmación que sólo ocupa nuestro primer párrafo va mucho más allá de la sustitución de la antigua factura manual por un ticket digital: basta conocer un poco más a fondo el potencial que pone en nuestras manos un software de alta calidad para dimensionar en qué medida tomar esta decisión marca un antes y un después en nuestro negocio.
Ese es precisamente el propósito de este artículo: profundizar en las utilidades y prestaciones que un desarrollo a medida de aplicaciones de facturación, contabilidad, control de stock y gestión integral puede poner a su alcance y valorar en qué medida una inversión como esta será beneficiosa en cada caso.
Hasta hace unas décadas, este escenario era “cosa de futuro” y una tienda de informática era un espacio reservado para unos pocos. Es más: no abundaban y si uno tenía su negocio en zonas rurales o pueblos pequeños, para acceder a ellas era imperativo acercarse hasta una gran ciudad.
Afortunadamente, hoy por hoy esta realidad ha cambiado y tanto la compra como la reparación de equipos y hallar personal para el servicio técnico de lo que vayamos incorporando está mucho más a mano y es accesible desde todo punto de vista.
Pero vayamos a lo que nos importa: conozcamos un poco más de cerca de qué estamos hablando cuando decimos “software o programa de facturación / gestión” y en qué medida contar con estas herramientas, hace la diferencia.
En palabras sencillas, una buena informatización de la gestión integral de su negocio, será como tener un “ojo que todo lo ve” 24/7, los 365 días del año. Y cuando decimos “todo lo ve” es así de cierto: porque si se confía el desarrollo de este software a buenos profesionales con conocimiento y experiencia en el rubro, diseñarán un sistema que no sólo haga ciertas tareas básicas (como facturación) sino que conecte con otras partes del mismo (como por ejemplo y control de stock) y también sea capaz de brindar información en el momento que la necesite, ya sea de sus productos, de las ventas, de los ingresos, de los egresos o de los clientes.
Pero eso no es todo: existen aspectos contables que están vinculados a los procedimientos fiscales que siempre son un dolor de cabeza cuando no se gestionan correctamente. Pues bien… esos dolores de cabeza pueden ser cosa del pasado, de la mano de un software competente, eficiente y bien pensado.
Hay una premisa que es importante respetar: el proceso contable de digitalización del flujo de datos de tu empresa contable debe pensarse e implementarse con conciencia, sólo después de haber realizado un análisis en profundidad de los flujos recurrentes a gestionar, el tipo de clientes y la dinámica de compra venta específica de su rubro.
El reto será identificar las tecnologías más adecuadas que ofrece el mercado para su necesidad específica. Por ejemplo, existen soluciones de software integradas para el contable que permiten el procesamiento de datos contables y vistas previas fiscales integrando datos históricos e incluso realizar simulaciones. ¿Para qué son útiles estas potencialidades? Para poder realizar evaluaciones más precisas del desempeño de la empresa durante el año y ahorrar mucho tiempo implementando procesos de mejora en actividades críticas.
Para ser más claros, podemos identificar 5 macro áreas de intervención:
- Facturación Electrónica: se ocupa de gestionar y/o monitorear los flujos de facturación a todo nivel, incluyendo conexión con la base de datos de clientes registrados.
- Área contable: el software de contabilidad recopila registros contables y es capaz de emitir reportes en forma instantánea.
- Estados Financieros: esta función es más conocida como “balances” y un buen software los elabora a la medida de las necesidades.
- Declaraciones de impuestos: recopila y organiza todos los datos para traducirlos en la información que debe presentarse en los formularios de impuestos. Si este módulo está bien diseñado, estos tediosos formularios serán tan sencillos de obtener que no podrás creerlo.
- Gestión del cliente: de acuerdo al relacionamiento que cada empresa tiene o desea tener con su cartera de clientes, esta área se diseña con mayor o mejor complejidad. Pero su importancia no es menor: no se trata sólo de tener actualizada la base de datos de sus clientes, sino de poder predecir su preferencia, frecuencia y tipos de compras.
En suma: ¿cuáles deberían ser sus expectativas a la hora de implementar el desarrollo de su programa de facturación? La premisa es: no pensar en pequeño sino con la certeza de que invertir en un software completo, lo que podríamos llamar un «todo en uno», será una inversión que se amortiza sola.
Es muy recomendable, que todo el personal de su empresa participe de una u otra forma en las propuestas para ese diseño, porque todos, desde el primero al último de sus colaboradores, aportarán una idea que podrá ser volcada al diseño total.
Rapidez, calidad, eficiencia, eficacia son los requisitos imprescindibles a exigir. Hoy más que nunca es necesario tener una visión de largo plazo. Los buenos resultados, no se harán esperar.
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