La digitalización de los procesos empresariales es hoy en día una obligación. En España, la factura electrónica obligatoria está cambiando la dinámica de emisión y recepción de facturas por parte de empresas, autónomos y profesionales. Se enmarca dentro de la Ley Crea y Crece, norma que tiene como objetivo simplificar los trámites, reducir la morosidad y fomentar el crecimiento empresarial.
En este artículo, explicaremos cómo crear una factura electrónica correctamente, en qué consiste y las características de la normativa actual.
La factura electrónica
¿A qué nos referimos cuando hablamos de una factura electrónica? Una factura electrónica es un documento legal que cumple las funciones de una factura en papel, solo que la emisión y recepción se realizan sin papel. No se trata tan solo de un PDF adjunto a un correo electrónico.
Para que un documento se considere como factura electrónica, debe cumplir ciertos requisitos legales y técnicos como la verificación y autentificación de origen, así como la integridad de su contenido y legibilidad.
Existen dos formatos básicos:
- Estructurado (XML, UBL, Facturae, etc. Este tipo de factura es procesada automáticamente por los sistemas del receptor.
- No estructurado (PDF). Es más común, menos automatizable.
¿Qué dice la ley Crea y Crece sobre la factura electrónica?
La ley de creación y crecimiento, aprobada en 2022, establece que el uso de la factura electrónica será de entrega obligatoria a todas las empresas y autónomos al momento de sellar contratos comerciales.
Objetivos de la Ley:
- Reducir la morosidad entre empresas.
- Incrementar el control tributario y la trazabilidad a los operativos.
- Facilita la digitalización.
- Aumenta la competencia e ineficiencia empresarial.
¿Cuándo empezó a entrar en vigencia?
– Empresas con facturación mayor de 8 millones de euros anuales. Están obligadas a partir de 2024.
Para el resto de los autónomos o empresas: pueden acogerse hasta 2025. Esto implica que, en el caso de un trabajador autónomo y un gestor de una pyme, es hora de ir preparándose para afrontar esta nueva exigencia.
Partes que componen la factura electrónica
Al igual que cualquier factura establecida en papel, una factura electrónica debe contener:
- Número y serie de la factura.
- Fecha de emisión.
- Datos del emisor y receptor (nombre, NIF, y domicilio).
- Detalle de los bienes o servicios facilitados.
- Importe del IVA y tipo impositivo dispuesto.
- Suma total.
- Medio de pago y fecha de vencimiento (no obligatorio, pero recomendado para incluir).
- Firma electrónica (en varias ocasiones, obligatorio para verificar su autenticidad).
La factura debe generarse en un formato que permite ser conservada en un lugar seguro por un periodo mínimo de 4 años y ser legible.
Pasos desde cero hacer una factura electrónica
No tiene por qué ser una labor ardua hacer una factura electrónica. Entre los requisitos fundamentales para su realización están:
- Usa un software homologado. No hay nada más eficaz y conveniente que facturar a través de un programa que cumpla las disposiciones de la ley en España y que emita facturas electrónicas válidas.
- Asegúrate de que la información esté ingresada correctamente. Verifica que cada campo requerido esté completado correctamente: información fiscal, montos, fechas, desglose del IVA, entre otros. Los errores pueden invalidar las facturas.
- Firma la factura digitalmente (si es aplicable). Algunas plataformas generan automáticamente la firma digital. Sin embargo, si lo estás haciendo tú mismo, necesitarás tener un certificado digital válido.
- Envía la factura electrónicamente. Puede enviarse por correo electrónico o a través de plataformas específicas para intercambios electrónicos, dependiendo del tipo de factura y del destinatario.
- Mantén una copia válida. Los requisitos legales nos obligan a conservar las facturas emitidas y recibidas durante un período de cuatro años, en un formato que no solo sea claro sino también fácil de acceder.
Importancia de las facturas electrónicas
La factura electrónica tiene ventajas claras para cualquier empresa o autónomo. Entre ellas se encuentran la disminución de errores, los ahorros en impresión, franqueo y materiales, un mejor seguimiento de pagos y recibos, la mejora en procesos contables y fiscales y la reducción del riesgo de sanciones.
Además, digitalizar procesos hará que tu empresa esté más preparada para entornos empresariales cada vez más automatizados y complejos.
¿Qué sucede si no cumples?
Bajo la Ley Crea y Crece, existen multas por no emitir facturas electrónicas cuando hay una obligación de hacerlo. Esto puede llevar a una variedad de problemas, desde multas económicas hasta complicaciones con la Agencia Tributaria.
No adaptarse a tiempo no solo te expone a riesgos legales, sino también a una pérdida de competitividad. Cada vez más clientes, proveedores e incluso bancos requerirán facturas electrónicas para hacer negocios contigo.
En suma, la factura electrónica ya es una realidad para muchas empresas y pronto lo será para todas. Hay que aprender a hacerlas correctamente y conocer la ley Crea y Crece, que es un paso más hacia un sistema de gestión más transparente y moderno.
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